Мы делаем Гран-при: юристы с водой и финансисты с холодильником

Паддок – это, по сути, «гоночная деревня» Сочи Автодрома, где по ходу Гран-при работают команды и журналисты, и куда мечтает попасть каждый болельщик. Но для того, чтобы все функционировало как надо, требуется серьезная подготовка и оперативная работа по ходу российского этапа Формулы 1. Об этом – наш очередной материал из цикла «Мы делаем Гран-при».

Организацией работы паддока и гоночных команд (как Формулы 1, так и гонок поддержки) в нем занимается паддок-офис, или Team Services, как написано на табличке над входом в здание. Также его представители оперативно решают возникающие вопросы и проблемы непосредственно по ходу гоночного уикенда Гран-при России.

«Наша работа заключается в обеспечении работы паддока в целом и команд в паддоке, – рассказывает менеджер паддока и пит-лейна Антон Рюмин. – Необходимо предоставить им помещения, мебель, технические газы и товары, технику, оборудование согласно запросу. В рамках этой деятельности разрабатывается форма заказа, в которой команды могут выбирать необходимые им позиции, рассчитывается экономическая целесообразность, после чего данная форма утверждается совместно с FOM и рассылается командам. Параллельно с этим происходит заключение договоров с командами для обеспечения их запроса».

Взаимодействие с командами в основном происходит посредством электронной почты – так можно быть уверенным, что информация не забудется и не будет потеряна. Но иногда срочные вопросы решаются по телефону.

«После получения всех заявок начинается процесс закупки необходимых вещей, аренды техники, а также рассылка счетов на оплату, – продолжает рассказ Рюмин. – Успех зависит от слаженной работы всех задействованных в процессе отделов – отдела организации мероприятий, юридического, финансового блоков, отдела закупок, службы эксплуатации автодрома. В свою очередь финансовый отдел находится в постоянном контакте с банком на предмет контроля поступления денежных средств, так как документооборот должен строго контролироваться, и всё должно быть оформлено правильно и выполнено в установленные сроки».

Откуда доставлять газы и лед

Одной из самых сложных задач по обеспечению работоспособности паддока является поиск наиболее экономически целесообразных решений по поставке того или иного материала.

«В поисках лучших предложений от поставщиков приходится принимать не самые простые решения, – отмечает Антон Рюмин. – Например, технические газы (это азот для работы инструмента и накачки шин, гелий – для топливной лаборатории и прочие) доставляются из разных и, порой, далеких мест. Приходится искать крупные производства, которые из-за больших объемов могут предложить цену ниже даже с учётом доставки, чем расположенные ближе, но меньшие предприятия. Вдобавок ко всему, далеко не каждый поставщик может обеспечить поставку всех видов газов и их требуемую чистоту.

Сухой лед, используемый для охлаждения кокпита и различных систем болида, в этом году приедет из Волгограда. Нужно организовать логистику, чтобы всё это приехало вовремя и вовремя оказалось в гараже команды, правильно хранилось и так далее».

Связующее звено

Во время Гран-при паддок-офис является связующим звеном между командами и организаторами этапа. Оперативно, четко и качественно решать возникающие вопросы помогает слаженная команда.

«У нас сформировалась надежная команда, где каждый четко знает свои обязанности, но также готов помочь коллегам, – говорит Антон Рюмин. – Менеджер по связям со спортивными организациями Антон Соколов работает в связке с нашим поставщиком временных тентовых конструкций для организации паддока гонок поддержки, а также занимается вопросами закупок всех товаров для команд и операционными задачами по ходу Гран-при. В мои прямые обязанности входит документооборот с командами. Марина Акишина – штатный переводчик компании – берет на себя функцию администрирования офиса. Но в основном все делают любую работу в операционный период мероприятия, но ни в коем случае не в ущерб основной работе, разумеется. Так, юрист может носить упаковки с водой, финансист переставлять холодильники…  Никто не отказывается помочь, ведь наша главная и общая цель – это успешное проведение Гран-при России.

Пара недель проживаются в сложном режиме, иногда приходилось уезжать домой в час ночи, а в 4.30 утра уже выезжать на автодром. Но всё это доставляет удовольствие, когда видишь, что работа сделана хорошо. И даже грустно, когда мероприятие заканчивается».

Паддок ждет

До пятого по счету Гран-при России остается меньше месяца, и в паддоке уже практически все готово к приезду команд Формулы 1, Формулы 2 и GP3.

«Подготовка проходит согласно плану и в срок, – отмечает Антон Рюмин. – Нет каких-то особенных сложностей, с которыми не приходилось сталкиваться и которые не знаешь, как решить. Особенных нововведений нет, немного обновили мебель и технику. Основное отличие от прошлых двух лет – появление Формулы 2 и GP3. Работы стало больше, но в 2014 и 2015 годах было так же, поэтому всё привычно».

За четыре предыдущих Гран-при России накоплен большой опыт по решению самых разных задач. И потому паддок-офис Сочи Автодрома готов абсолютно ко всему.