Войти Полная версия
Тамара Старовойт
22 октября 21:03
Как переехать на новую арену и не сойти с ума

Довелось мне тут впервые выступить на спортивном событии - Sport Leaders Global Forum. К слову, давно мечтала, давно хотела - педагог во мне не дремлет и рвется наружу. 


Просили рассказать про Match Day. А я и с удовольствием, ибо ничто так ярко не поможет собрать в кучу знания о подготовке к матчу, как первая игра на новой арене. 


На речь у меня было всего 12 минут, оттого вышло очень поверхностно и сжато. Но как руководство к действию и некий план работы, взять эту информацию можно. Нужно более подробно об орг.процессах - велком на tvstarovoyt@gmail.com


хаос


Примерно такая картинка была у меня в голове, когда нам озвучили, что грядет переезд на новую арену. Как все охватить, как сделать это все быстро, как УСПЕТЬ! Но самое главное, как не сойти с ума и остаться после всего этого счастья человеком.


Такое количество задач не в первый раз, поэтому алгоритм действий у меня уже есть. Сделать для начала нужно всего одно - выдохнуть. Пока ты на взводе, ничего не выйдет. Когда мысли утихомирились, начинаем.


Начинаем с того, что определяем задачи и раскидываем их по блокам – так проще выявить зоны ответственности. Себе, конечно, оставим все самое «сладкое», иначе что потом рассказывать на конференциях.


Дальше расставляем приоритеты и помним, что в ситуации с организацией матча нет неважных моментов, все задачи одинаково важны. Приоритеты же здесь помогают упорядочить работу.


Приоритеты


В первую очередь позаботимся о регламенте. Регламент – именно та вещь, о которой вспоминаешь в последний момент и особенно ярко, когда Лига за полторы недели до старта сезона присылает макеты. После одного сезона, когда почти забыли, регламент всегда ставлю себе на первое место. Поскольку мы структура государственная, нам жизнь несколько омрачают закупочные процедуры. Проводятся они при любой сумме работ, поэтому надо еще изрядно постараться, чтобы просто напечатать баннер. И обязательно заложить себе немного времени на переделки, если потребуется. Нам, например, в этом сезоне, баннер в пресс-зону привезли без логотипа Дюрекс. Слетел при печати. Благо, время было на переделки.


Дальше принимаемся за красоту, за брендинг. Придумали, дизайн сделали, отдали в продакшн. Набор задач достаточно простой, но технологически сложный. Все наверняка встречались с ситуацией, когда идея – космос, но из-за того, что катастрофически сжали сроки  – результат отвратительный. Были за мою практику такие истории, когда делаешь невозможное за пару дней, а чудес-то не бывает. То, что сделано за пару дней, через другую пару успешно выходит из строя... Отныне - очень заранее, либо с пониманием. В работе подрядчика тоже можно расставить приоритеты. Честно сказать, мы к старту сезона далеко не все успели произвести. Грамотная расстановка приоритетов здесь сделала свое дело - никто сильно не был расстроен из-за отсутствия некоторых задуманных нами моментов.брендинг и раскладка


Раскладку параллельно тоже заказываем. Тиражи потому что большие всегда у нее, надо успеть и футболками запастись производителю, бумагой, нитками и прочим. Лучше не тянуть.


Блок спонсорский. Здесь ответственные за спонсорские контракты должны внимательно их изучить и выполнить все как полагается. Подледная, бортовая реклама, иные носители – дирижабль, например, лайтбоксы всевозможные, брендинг фойе и планирование локаций под активности и пр. Всех учесть, всех вспомнить, всем внимание оказать. Данная работа еще идет в параллели с выполнением регламента в части согласования спонсорских материалов с Лигой. А у Лиги таких клубов еще 24, помимо нас. Уважаем коллег, готовимся заранее. 


Техническая часть. Нам нужно у истоков понимать, что важно установить и кого пригласить работать, чтобы работал свет в чаше, был отстроен звук, функционировали медианосители. Например, перед новым сезоном клубу пришлось значительно увеличить штат технических специалистов. С первого дня, как мы узнали о переезде, начали изучать всю технику. Какая есть, какой нет, какую надо, где взять, кого в закупку пригласить. Почему это надо делать заранее – потому что технику необходимо установить, настроить, проверить.


Контент матча. Он заключается в том, какое шоу у нас на матчах будет, какие изображения у нас на медиаповерхности будут выводиться, какие из них по регламенту, какие для взаимодействия со зрителями, какие просто мы хотим. Будут ли профайлы, в каком виде, кто их будет изготавливать. Какая музыка будет играть на арене, кто будет вести матч и заводить толпу. И самое главное, как это все скомпоновать в целую картинку, в единый красивый сценарий. 


развлекуха


Развлечения посетителей матча. Что планируется в фойе во время, свободное от хоккейных периодов? Главное – понять хотелки и как их воплотить: сделать своими силами или привлечь профессионалов. Что есть у клуба сейчас – мы основательно поработали над количеством и качеством фотозон (теперь фойе позволяет), организовали пока одну (в планах вторая и, может, третья) зону активностей с музыкой, развлечениями, танцами, конкурсами, подарками. Полноценный уголок, где можно перед матчем подогреть здоровый азарт и поднять себе настроение. Но при всем при этом, при двух-трех-десяти локациях важно соблюдать правила безопасности.


Дальний из приоритетов в организации, но самый важный в принципе блок задач – комфорт зрителей. Когда клуб проводил матчи во дворце на Ленинградке, об удобстве и комфорте можно было только мечтать. И лучший способ, наконец, порадовать людей удобствами – это переехать. Теперь мы можем себе позволить не создавать очереди в точках питания и уборных, можем предложить людям оставить вещи в гардеробе, и они не замерзнут в чаше, потому что там тепло. Теперь не нужно толкаться в узких фойе. Но, что еще предстоит улучшать – так это поведение персонала. Сильно мы на них не злимся, но и ситуации, когда люди от общения со стюардом остаются недовольны, нам надо полностью исключить. Стюарды, продавцы и иной персонал фойе – это первые люди, с кем на арене контактирует зритель. И в 0% случаев от этого общения у людей должно портиться настроение.


Последний блок по порядку, но не по важности - люди, с которыми работать весь сезон, команда. Понять, кто, что и где будет контролировать, распределить зоны ответственности, пригласить узких специалистов и организовать их деятельность, контролировать подрядчиков, заказывать на них пропуски и еще много-много-много всего. 


Если очень кратко, то организация матча выглядит так. Здесь небольшое руководство к действию, чтобы основное не забыть. Хотя пока писала тексты, наверняка что-то и сама упустила. Но одно, все же, примечательно – это был мой первый сезон из семи, когда в день стартового матча могла себе позволить спокойно прогуляться по фойе, а не летать по нему со скоростью света, и даже перекусить получилось за час до матча. Совпадение? Не думаю.


Удачи на организационных поприщах, успешных мероприятий и попутного ветра!


Комментарии: 1
Комментировать
Новости СМИ2
waplog